Richtwerte: Was kostet welche App?
| Art der App | Beispiel | Grober Richtwert einmalig |
|---|---|---|
| Digitales Formular | Prüfprotokoll, Aufmaß, Checkliste – statt Papier, mit PDF per Mail | ab ca. 3.000 € |
| Termin- oder Anfrage-App | Online-Termine, Rückrufwünsche, Erinnerungen | ca. 4.000–10.000 € |
| Auftrags-App mit Büro-Ansicht | Büro vergibt Aufträge, Monteur sieht Adresse, macht Fotos, Kunde unterschreibt | ca. 8.000–25.000 € |
| Individuelle Gesamtlösung | Mit Schnittstellen zu Buchhaltung, Warenwirtschaft, mehreren Standorten | ab ca. 25.000 € |
Grobe Marktrichtwerte für Österreich und Deutschland, keine Angebote. Die tatsächlichen Kosten hängen stark vom Umfang ab. Bei netVENDO gibt es nach einer Analyse Ihres Ablaufs immer einen schriftlichen Fixpreis.
Wovon der Preis einer App abhängt
- Anzahl der Abläufe: Ein Formular ist ein Ablauf. „Auftrag anlegen → zuweisen → vor Ort dokumentieren → Bericht → Rechnung“ sind fünf.
- Rollen und Rechte: Sehen Büro, Monteur und Chef dasselbe – oder jeweils andere Dinge?
- Fotos, Unterschrift, PDF: Standard, aber jede Funktion will sauber gebaut und getestet sein.
- Offline-Fähigkeit: Im Keller oder auf der Baustelle gibt es oft kein Netz. Eine App, die offline arbeitet und später synchronisiert, ist aufwendiger – aber im Handwerk oft Pflicht.
- Schnittstellen: Daten an Buchhaltung, Kalender oder Warenwirtschaft übergeben kostet mehr als eine App, die für sich allein läuft.
- App-Store oder Web-App: Eine Web-App (PWA) läuft im Browser und lässt sich wie eine App aufs Handy legen – ohne App-Store, oft deutlich günstiger und auf allen Geräten gleich.
Laufende Kosten nicht vergessen
Zu den einmaligen Kosten kommen Server bzw. Hosting, Datensicherung, Updates für neue Handy-Versionen und kleine Anpassungen. Für eine kleine Betriebs-App sollten Sie dafür einen monatlichen Betrag einplanen – fragen Sie im Angebot immer ausdrücklich danach. Bei Apps im App-Store kommen zusätzlich die Entwickler-Konten der Stores dazu.
Woraus sich der Preis konkret zusammensetzt
App-Preise wirken oft willkürlich, weil man nicht sieht, wofür bezahlt wird. Bei einer typischen Auftrags-App für einen kleinen Betrieb verteilt sich der Aufwand ungefähr so:
| Baustein | Anteil am Aufwand (grob) | Worum es geht |
|---|---|---|
| Analyse und Planung | 10–15 % | Ablauf verstehen, Bildschirme skizzieren, Prioritäten festlegen |
| Gestaltung | 10–15 % | Einfache Bedienung mit großen Knöpfen – auch mit Arbeitshandschuhen |
| Programmierung der App | 35–45 % | Listen, Formulare, Fotos, Unterschrift, PDF, Benachrichtigungen |
| Büro-Ansicht und Server | 15–25 % | Aufträge anlegen und zuweisen, Daten speichern, Benutzerrechte |
| Tests, Einführung, Schulung | 10 % | Probebetrieb mit echten Aufträgen, Mitarbeiter einschulen |
Wer an Analyse und Tests spart, zahlt später doppelt: Eine App, die am Arbeitsalltag vorbeigeht, wird von Mitarbeitern nicht verwendet – und dann ist jeder Euro verloren.
Fertige Software oder eigene App?
Für viele Aufgaben gibt es fertige Branchensoftware zur Miete, meist pro Benutzer und Monat. Das ist ein guter Weg, wenn Ihr Ablauf zur Software passt. Eine eigene App lohnt sich, wenn:
- Ihr Ablauf besonders ist und Sie sich sonst an die Software anpassen müssten,
- die Mietkosten über die Jahre und Mitarbeiter hinweg hoch werden,
- Sie nur einen Teil der Funktionen brauchen – und der soll dafür einfach sein,
- Ihre Mitarbeiter mit wenig Technik-Erfahrung schnell damit arbeiten sollen.
Rechnen Sie ehrlich: Miete × Benutzer × Monate gegen einmalige Kosten plus Betreuung. Oft ist die Antwort klar, bevor eine Zeile programmiert wird.
So senken Sie die Kosten
- Klein starten: Erst den Ablauf digitalisieren, der am meisten Papier und Telefonate verursacht. Ausbauen geht später.
- Den Ablauf vorher aufschreiben: Wer macht was, wann, mit welcher Information? Eine Seite Papier spart Wochen.
- Web-App statt App-Store, wenn nichts dagegen spricht.
- Förderungen prüfen: Für Digitalisierungsprojekte von kleinen und mittleren Unternehmen gibt es das Programm KMU.DIGITAL; seit Mai 2026 läuft eine neue Einreichphase der Umsetzungsförderung. Aktuelle Bedingungen und Höhen stehen auf kmudigital.at bzw. bei der Wirtschaftskammer.
Ein Beispiel aus dem Handwerk
Ein Installateurbetrieb arbeitet mit Zetteln, WhatsApp und Rückrufen: Das Büro nimmt den Auftrag auf, ruft den Monteur an, der Monteur fotografiert mit dem eigenen Handy, der Bericht wird abends abgetippt. Eine Auftrags-App ersetzt das durch einen Weg: Das Büro legt den Auftrag an, der Monteur bekommt eine Nachricht mit Adresse und Notizen, macht Fotos und lässt den Kunden am Handy unterschreiben – und das Büro sieht sofort, dass der Auftrag erledigt ist und die Rechnung raus kann. Wie so eine App aussieht, zeigt die Vorschau auf der Startseite. Mehr zur Webseite für diese Branche: Webseiten für Handwerker.
Woran Sie ein gutes App-Angebot erkennen
Vergleichen Sie Angebote nicht nur über den Endpreis. Ein seriöses Angebot beantwortet diese Fragen schriftlich:
- Welche Abläufe und Bildschirme sind enthalten – und welche ausdrücklich nicht?
- Funktioniert die App offline, und was passiert bei schlechtem Netz?
- Wo werden die Daten gespeichert, und wem gehören sie? Können Sie sie jederzeit exportieren?
- Was kostet der Betrieb pro Monat, und was ist darin enthalten?
- Wie werden Änderungswünsche nach dem Start abgerechnet?
- Wer ist Ihr Ansprechpartner, wenn morgens um sieben etwas nicht funktioniert?
So läuft ein App-Projekt ab
- Ablauf aufnehmen: Ein Gespräch mit Chef, Büro und mindestens einem Mitarbeiter von draußen – die wissen am besten, wo es hakt.
- Klickbarer Entwurf: Sie sehen die wichtigsten Bildschirme am Handy, bevor programmiert wird. Änderungen kosten hier fast nichts.
- Fixpreis-Angebot: Erst jetzt, mit klarem Umfang, steht der Preis.
- Bau in Etappen: Zuerst der wichtigste Ablauf, damit Sie früh testen können.
- Probebetrieb: Zwei bis vier Wochen mit echten Aufträgen, parallel zum alten Weg.
- Umstieg und Betreuung: Wenn alles sitzt, wird umgestellt. Danach laufen Updates und Anpassungen über die Betreuung.
Lohnt sich das für einen kleinen Betrieb? Eine Beispielrechnung
Angenommen, in einem Betrieb mit vier Monteuren gehen pro Tag und Person nur 20 Minuten für Rückfragen, Zettel abtippen und Suchen von Unterlagen verloren. Das sind bei rund 220 Arbeitstagen knapp 300 Stunden im Jahr. Setzt man dafür einen internen Stundensatz von 45 € an, kostet der Papierweg über 13.000 € pro Jahr – ohne vergessene Positionen auf Rechnungen, verlorene Fotos und Missverständnisse mit Kunden. Die Zahlen sind ein Rechenbeispiel, keine Garantie; rechnen Sie mit Ihren eigenen Werten. Oft zeigt schon diese grobe Überschlagsrechnung, ob sich eine App in ein bis zwei Jahren rechnet.
Datenschutz und Sicherheit bei Betriebs-Apps
Eine Auftrags-App verarbeitet Namen, Adressen, Telefonnummern und oft Fotos aus Wohnungen Ihrer Kunden. Damit gelten die Regeln der Datenschutz-Grundverordnung. Für einen kleinen Betrieb heißt das in der Praxis:
- Nur speichern, was gebraucht wird: Kein Feld „für alle Fälle“. Was nicht erhoben wird, kann auch nicht verloren gehen.
- Zugriff nach Rollen: Der Monteur sieht seine Aufträge, das Büro alle, der Chef zusätzlich Auswertungen.
- Sichere Anmeldung: Persönliche Zugänge statt eines gemeinsamen Passworts, am besten mit Zwei-Faktor-Anmeldung für das Büro.
- Verschlüsselte Übertragung und Server mit Standort in der EU oder mit entsprechender vertraglicher Absicherung.
- Löschregeln: Wie lange werden Fotos und Berichte aufbewahrt? Das sollte vor dem Start feststehen.
- Verlorenes Handy: Zugänge müssen sich zentral sperren lassen.
Diese Punkte sind kein Extra, sondern gehören in jedes Angebot. Fragen Sie danach – ein seriöser Anbieter kann sie ohne Zögern beantworten. Für rechtliche Detailfragen ist die Wirtschaftskammer eine gute erste Anlaufstelle.
Webseite und App aus einer Hand
Viele Betriebe starten mit einer neuen Webseite und merken danach, dass die eigentliche Zeitfresserei hinter den Kulissen passiert: Anfragen, die per Mail kommen und abgetippt werden; Termine, die per Telefon hin- und hergeschoben werden; Berichte, die abends geschrieben werden. Wenn Webseite und App zusammenspielen, landet eine Anfrage von der Webseite direkt als Auftrag im Büro – ohne Medienbruch. Das ist kein Muss für den Start, aber ein guter Grund, beides mit einem Ansprechpartner zu planen. Was eine Webseite kostet, lesen Sie im Preis-Ratgeber.
